Perawatan dan Pemeliharaan Arsip Statis

Minggu, 6 Desember 2015

Untuk menjaga keutuhan kondisi fisik maupun isi informasi arsip statis dibutuhkan perawatan dan pemeliharaan. Hal tersebut dilakukan karena biasanya arsip-arsip statis itu mempunyai usia yang sudah lama dan rentan terhadap kerusakan. Perawatan arsip statis dilakukan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan. Sedangkan pemeliharaan mengarah  pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara, dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur perusak arsip. Unsur yang biasanya menjadi penyebab perusak arsip adalah sebagai berikut :

a.         Faktor biologis, seperti jamur dan serangga;

b.         Faklor fisis, seperti cahaya dan panas matahari, dan air;

c.         Faktor kimiawi, seperti pengaruh tinta tulisan, keasaman kertas;

d.         Faktor lingkungan, seperli manusia, bencana alam, banjir, kebakaran;

e.         Faktor binatang pengerat, seperti tikus.

Ada beberapa hal  yang perlu dilakukan agar arsip statis tersebut tetap terjaga dan mengantisipasinya dari kerusakan arsip. Hal-hal tersebut dapat dilakukan dengan cara seperti berikut:

1.         Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis.

2.         Mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis.

3.         Mensterilkan dari perusak arsip.

4.         Merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis.

5.         Menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis.

6.         Mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala.

Apabila arsip statis tersebut sudah mengalami kerusakan maka yang akan dilakukan adalah melaksanakan kegiatan restorasi. Kegiatan restorasi tersebut dilakukan dengan cara :

1.         Mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis.

2.         Menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.

3.         Melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan.

           

         Pemeliharaan dan perawatan juga dilakukan terhadap lingkungan penyimpanan arsip statis dan juga memperhatikan kondisi fisik arsip tersebut. Untuk lingkungan tempat penyimpanan arsip statis, terutama yang berkaitan dengan gedung arsip, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar arsip statis tersebut dapat terjaga, misalnya dengan cara menggunakan sistem pendingin 24 jam, cukup fentilasi udara dan cahaya, serta peralatan pengamanan gedung /alarm, smoke detector. Sedangkan untuk fisik arsipnya dilakukan usaha dengan cara seperti penghilangan asam (deacidification) pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip, dan melakukan fumigasi; merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi; dan pelestarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan usaha-usaha perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan diharapkan akan dapat menjaga arsip statis dari kerusakan fisik maupun informasinya, sehingga arsip yang bernilai guna tersebut dapat terjaga dengan baik dan aman.***